LAPORAN INOVASI
SK PENDIDIKAN KHAS KUANTAN



1. Latar Belakang Organisasi:

Sekolah Pendidikan Khas grade B yang terletak dalam bandar. Mempunyai 34 orang guru, 25 orang staf sokongan dan 88 orang murid bermasalah pendegaran. 90% murid tinggal di asrama kerana datang dari seluruh pelusuk negeri Pahang.

2. Inovasi Yang Dilaksanakan: eSURAT

eSURAT ialah sebuah perisian yang dibina untuk memperoses surat-surat keluar masuk. Mempunyai daftar fail yang boleh diubahsuai dan ditambah. Ia berupaya;

i. Menyenarai surat keluar dan masuk mengikut hari, minggu, bulan , tahun dan mengikut bahagian seperti Kewangan, Perkhidmatan, Kurikulum, HEM, Kokurikulum serta unit yang lebih kecil seperti Kaunseling, Disiplin dan Panitia Sains.

ii. Mencetak kertas minit fail setelah 20 surat dimasukkan.

iii. Mencadangkan fail yang sesuai untuk surat yang didaftakan.

iv. Mencadangkan individu / pegawai yang sesuai untuk bertindak kepada surat tersebut.

v. Memaparkan senarai fail yang berkaitan untuk dipilih ( jika fail cadangan tidak dipersetujui ).

vi. Memaparkan isi kandung fail ( termasuk fail lama yang telah tutup )

vii. Mengesan fail kepada surat yang dikehendaki.

viii. Memberi peringatan kepada surat yang belum diambil tindakan - hampir tarikh tamat ( 3 hari sebelum ) dan surat yang telah tamat tempoh.

ix. Memberi peringatan muat turun maklumat daripada email untuk melihat maklumat terkini surat-surat keluar masuk.



Kawalan Keselamatan;

i. Rosak: Perisian disimpan dalam e-mail sekolah. Disimpan dalam
CD setahun sekali.

ii. Virus: Apabila sistem mengesan ada tanda-tanda serangan virus,
sistem secara automatik hantar terus data ke e-mail Guru
Besar ( backup).

iii. Pencerobohan: Pengunaan password

Objektif Inovasi:

1. Mempercepatkan pemerosesan surat menyurat.
2. Menyediakan sistem perekodan surat yang kemaskini.
3. Meminimumkan kesilapan memfailkan surat.
4. Mempermudahkan pengesanan surat masuk dan keluar.
5. Mempercepatkan proses semakan dan pemantau.
6. Mengelakkan kelewatan bertindak dan menjawab surat.

Tempoh Pelaksanaan:

Januari 2007 – Desember 2007 ( Percubaan )
Januari 2008 - Penambahbaikan dan Pelaksanaan penuh


3. Kedudukan sebelum Inovasi

Surat yang masuk dan keluar direkodkan dalam buku keluar masuk surat. Surat yang masuk diserahkan kepada Guru Besar bersama fail. Guru Besar meminitkan surat untuk tindakan yang berkenaan seperti guru-guru Penolong Kanan, Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama. Pembantu Am Pejabat ( PAP ) memfotostatkan surat-surat untuk diedar kepada yang berkenaan dan difailkan. Pihak pengurusan terpaksa mengeluarkan banyak fail atau menyemak banyak rekod untuk mencari surat yang tidak dipastikan tarikh terimanya.

4. Masalah-masalah yang dihadapi sebelum inovasi dilaksanakan

4.1 PAP mengambil masa yang lama untuk menentukan fail dan sering memasukkan surat ke fail yang salah. Akibatnya surat lewat diproses dan diambil tindakan. Keadaan menjadi parah apabila pegawai lain terpaksa mengambilalih tugas PAP.

Catatan Masa yang diambil oleh PAP;

Membuka surat (20 surat) = 05 minit
Merekod surat dalam buku = 30 minit
Menentukan fail = 60 minit

Jumlah = 1 jam 35 minit

Masa yang diambil oleh Guru Besar;

Menentukan petindak = 40 minit
Menyemak ketepatan surat dengan fail = 15 minit

Jumlah = 55 minit

4.2 Surat sering hilang, surat yang silap masuk fail, mengambil masa yang lama untuk dikesan. Rujukan sukar dilakukan.

Tahun Silap masuk surat Masa mencari surat dari fail lain Surat hilang / tidak dapat dikesan
2004 28 45 minit x 28 = 1260 minit ( 21 jam ) 5
2005 18 45 minit x 18 = 810 minit ( 13 jam 5 minit ) 3
2006 14 45 minit x 14 = 630 minit (10 jam 5 minit ) 0

4.3 Tiada sistem amaran menyebabkan surat lambat dijawab dan tindakan sering luput tarikh/ lewat. surat lewat dijawab

4.5 Pentadbir mengambil masa yang lama untuk mengesan dan memantau surat keluar masuk semasa ketiadaannya kerana terpaksa dilakukan secara manual.

4.6 Fail yang hilang sukar diganti kerana kandungannya tidak diketahui